新聞資訊
2022/04/07
以“件”為單位進(jìn)行文書檔案整理，是對以“卷”為單位整理檔案工作的延續(xù)，以“件”為單位整理的前提是適應(yīng)辦公自動化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要。
一、優(yōu)點
1、以“件”歸檔的程序相對簡單，將檔案整理工作“化整為零”，即“隨辦隨歸”，檔案人員將公文處理后可以隨時裝訂、蓋章進(jìn)行歸檔，后期在對文件的編號進(jìn)行調(diào)整。
2、以“件”歸檔加強了文件的保密性質(zhì)，限制了查閱者的查閱范圍，即指定查閱資料，不會泄露其他材料的內(nèi)容。
3、便于增加新的檔案材料，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有檔案遺漏、錯放的情況下便于對檔案進(jìn)行增減，使檔案管理工作更加靈活。
4、以“件”歸檔的方式相對簡單，便于整理，只需要根據(jù)時間順序按照單位、機構(gòu)、期限、季度等標(biāo)準(zhǔn)分類，避免了不必要的分歧。
二、缺點
1、以“件”歸檔按照時間順序排列，在一定程度上會使檔案內(nèi)容顯得雜亂無章，當(dāng)查閱者不記得檔案材料具體時間的情況下就無從下手。
2、以“件”歸檔沒有對檔案材料裝訂成冊，而是采取盒裝等形式，這使得單份檔案容易丟失、折損等，也不利于檔案材料的保管。
3、由于同一份檔案下發(fā)的時間有時存在差異，因此會導(dǎo)致同一份檔案材料出現(xiàn)前后不連接情況，增加了檔案查閱的難度。
以上就是文書檔案以件管理的優(yōu)缺點了，檔案的管理就應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展潮流，積極利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，建立健全電子檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案管理的有效性。
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