新聞資訊
2021/12/16
近年來企業(yè)迫切需要建立一個全面、專業(yè)的檔案管理系統。企業(yè)希望實現的是實現檔案的長期保存，從而有效的進行管理，能夠快速查詢相關信息的狀態(tài)。
1、檔案管理系統在企業(yè)管理中的地位
檔案管理系統能夠保存、管理及利用企業(yè)的大量數據，實現企業(yè)共享和增值。企業(yè)從成立到發(fā)展期間，涉及到科技圖紙、文件的資料、財務報表、人事資料、資信證明、科技成果等大量的信息，都需要檔案管理系統對其進行“收、管、存、用”。
2、檔案管理系統準確反映企業(yè)的發(fā)展歷程
檔案管理系統記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，創(chuàng)始人、創(chuàng)業(yè)時間、營收伊始、組織改革、戰(zhàn)略目標的調整、監(jiān)事理事的人員變動等一系列歷史信息，都可以從企業(yè)的檔案管理系統中找到答案。企業(yè)發(fā)展階段、發(fā)展起落的原因等也可以從中找到規(guī)律和解答，準確反映企業(yè)發(fā)展歷程，為企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展提供決策參考。
3、檔案管理系統防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄
企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密，如無檔案管理系統統一管理，任憑業(yè)務工作人員處置，容易導致檔案實體丟失與信息泄露。檔案不僅需要統一的管理，而且還需要培訓管理人員的保密的意識與責任，并簽訂相關的責任協議書，以此保障企業(yè)檔案信息的安全。
4、檔案管理系統是決策制訂的參謀和幫手
企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史的數據，進行同比分析或者是方案對比。檔案作為歷史數據的源頭，做決策離不開合規(guī)安全的檔案的管理。
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各種商業(yè)和生產活動中形成的不同形式的歷史記錄，如文字、圖標和聲音、對社會、國家和企業(yè)具有保護價值。在日常的工作當中，公司應注重各種文件、資料的形成和積累，并根據具體要求進行科學分類，統一管理各部門和員工檔案，使檔案得到有效利用。
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